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台灣的EIP市場已經競爭了10年有了,這幾年開始,台灣的EIP廠商一家一家的到大陸去發展了,不過中國大陸市場實在太大,一個城市就等於一整個台灣,想要全盤發展的可能性是零,所以每一家台灣廠商過去後,都會先守著一個城市當據點,慢慢的練兵,期望2-3年後可以有所發揮,拿下比台灣大上數十倍的中小企業市場。

目前所知,前往大陸的幾家EIP台商有:

新人類(Web EIP)
目前主打「蘇州」 ,也先在台灣的官網下設了一個gb網站,將台灣的網頁直接翻譯過去。雖然看起來仍是以台商為主要客戶,不過似乎也開始有不少純陸資的企業客戶,實屬難得。


一等一(EIP)
目前留的連絡電話是在「南京」,因其為台灣漢康集團的子公司,因此可能是利用集團現有的大陸公司的據點當作資源,不過目前看到成功的純大陸客戶不多,最多仍是台商相關的客戶。


力新國際(NewSoft OA)
目前連絡電話是在「西安」,與前兩家較不同,並非是從沿海開始推廣,而是從內陸開始推廣,究其主要原因,應該是其在西安本來就有一個上百人的子公司,因此才會從西安開始,目前從網頁上看到一些純陸資的企業客戶,也是非常難得。(也有可能是陝西省那邊的台商不多,所以不得不直接從陸資企業下手)



結論
台灣的EIP廠商都會製作簡中的網站,希望能有機會獲取來自大陸的客戶,不過,大陸本身的企業在地性的感覺很強烈,華南的客戶,看到連絡方式是在華北,可能就沒興趣了。所以若只是建個簡中的網站,就想要拿下大陸市場,真的是不太可能。

另外,因為台灣市場小,所以每家台灣的EIP廠商可能一年成交就是上百套,可是大陸很大,EIP每年成交可能是上千套,在大陸,光是純做EIP(大陸叫做OA)的廠商就能夠上市上櫃的公司,可是有好幾家。

所以台灣廠商單純的想要用同文同種的概念前去大陸銷售,遇到的困難不在於產品本身的完整度、或功能的強弱,真正的差異在於如何能在大陸建立據點,慢慢打下知名度,要知道,台灣EIP廠商過去大陸後,面對的是一年可能賣掉上萬套EIP的超大型競爭廠商,要花的時間與功夫,絕對比在台灣更困難。

不過,是危機也是轉機,這麼大的市場,不下去努力玩個幾年,只死守台灣生意是做不大的,就看哪一間台灣的EIP廠商能夠撐的夠久,並融入當地文化,未來成功的EIP台商,賺到的收益可能也是十數倍台灣的業績。

好一陣子沒有更新這個網誌了,最主要的原因,是後來的重心都到中國大陸的EIP系統與市場的研究上了。

中國大陸不稱這種協同辦公系統為EIP。(事實上,全世界也只有台灣這樣子叫,要感謝當年的幾家EIP廠商)

中國稱作:OA系統

中文的字可能解釋各有不同,但OA這兩個英文字是普遍都有的。

各種稱法如下:
OA協同辦公軟件
OA系統
OA辦公系統
OA辦公自動化系統
OA軟件


那OA倒底是什麼的簡稱呢?是Office Automation,就是辦公室的自動化。在台灣OA感覺比較像是賣辦公室傢俱的代名稱。

大陸也有人說OA是Office Action,不過還是比較少人講,下次來介紹一下大陸前幾名的廠商,還有台灣進軍大陸的EIP廠商有哪幾家。

從EIP最早還被稱作OA的年代開始,IBM的Lotus Notes這個辦公室自動化平台很早就有內建一套IM系統,叫做Same Time,用來跟公司的同仁快速溝通,提升工作與互動的效率。

而微軟於2005年為了切進企業市場,也推出了辦公室的自動化平台,叫做LCS,裡面也內建了企業即時通訊軟體。

這些看來大廠商都有推出IM軟體供類似EIP的OA辦公室自動化系統使用,是否代表國內的EIP廠商也應該都內建這種功能呢?我個人倒覺得不應該是國外有我們國內就應該有,而是應該看國內的企業適不適合,需不需要才對。

初次接觸EIP系統,會發現應該是不需要再來一套企業內部IM才對,因為現在的企業,電子郵件已經用的夠頻繁了,且導入EIP後,還會有「公告欄」「討論區」「簽核」「傳閱」等系統,都是用來傳遞訊息的,再加上自己可能有用一些私人的MSN、Skype在業務上的溝通,若要再來一套企業IM?太累了吧?

我們碰到的許多第一次導入的客戶也都是這樣子回答,事實上,我自己初次接觸也是這樣子覺得,總覺得…應該不需要吧?

而實際上導入後,會發現,哇,還真方便,用處還真大。我可以從下面幾點來說明一下:

1、現今的電子郵件為了安全而不即時
現今企業電子郵件使用率非常大,大到有時資訊人員都要去採購各式各樣的機器來管理,一套可能都要幾萬都幾十萬,用來管制流量、垃圾郵件、病毒信件等,管到最後,有時每封信都無法即時收到,都要經過一個過瀘器處理個10分鐘到半小時,確定安全無虞後才會寄到收件者手中。明明是公司內部一個通知事項的信件,卻要花這麼多時間去等,且又不即時,使用實在不便。

而IM企業內部即時軟體,是主動推播出來,會跳起來通知使用者,幾秒鐘就送到,實在是非常即時。

2、可降低電子郵件的使用
每天收到一大堆垃圾信、外面的客戶寄來的信也很多,再加上內部同事的信件,Outlook一打開,每天都幾百封信等著你處理,而內部同仁或主管的信,也常淹沒在一堆信裡面而忘了回。

導入企業IM後,企業內部的信件,都轉為IM訊息了,電子郵件自然就降低很多,電子郵件用量降低,電子郵件的server也可以更穩定去處理對外的信件了。

像我們之前導入很多家上市櫃的老公司,他們初導入時也一直表明公司已經用電子郵件習慣了,同仁不可能會轉換,結果一導入後,大家發現他的便利性,每個人都拼命用,反而不愛用電子郵件來做內部訊息溝通了。

3、統一管理公司同仁的通訊名單
雖然像微軟的Exchange有統一的AD或LDAP的概念來管理同事的EMAIL,不過真正用此功能來管通訊錄的企業其實不多,所以我看過大部份的企業的EMAIL名單都是存在自己的Outlook上,有新同事來就自己加,有同事離職就自己移除,常會遇到同事離職了,大家還一直寄給那個人。

轉成企業IM後,每次上線都是最即時正確的名單,離職的人也不會再出現,真的方便很多。

4、可立刻知道對方是否在線上
寫EMAIL給對方,要苦等對方何時回信,寫給內部同事也是一樣,轉用企業IM後,不在線上的同仁就知道他不會立刻回覆,若想立刻通知他,部份的EIP廠商提供的IM還能直接用手機3G連上網使用IM。若沒有上網手機的,也可以隨時搭配手機簡訊功能,直接傳給他,讓你的訊息無論如何都會傳到對方手上。

5、可以直接撥打語音電話節省費用
若公司是有好幾個分公司,兩岸三地各地都有的時候,覺得打字慢,還可以直接用企業IM轉打網路電話,就像Skype一樣,不用花錢,也是寫MAIL或寫字無法清楚表示時的另一個考慮。

我個人覺得語音電話還是不習慣啦,不過若你在國外的工廠或會議室,打電話不方便時,直接按一下就通話,也不用記電話號碼時,就會覺得還是有其方便性。

6、快速接收系統最新訊息
大部份EIP廠商做的企業IM,除了能傳即時訊息給對方外,另一個最重要的功能,就是能將EIP的系統通知訊息快速的傳遞給使用者,加快系統的運作。舉例來說,電子簽核輪到下一個使用者時,就會立刻透過企業IM來提醒,直接點選可直接簽核。其它如公告欄、檔案分享、投票系統、行程發佈、會議通知,連有新的電子郵件都會立刻通知,讓公司整體的運作效率大幅提升,是我個人覺得企業IM在公司裡最大的幫助。

國內有幾家業者有提供企業IM,如世成科技的Netask,而新人類的WebEIP則是採用內部的網路訊息再加上與外部MSN、Skype的結合,再來其它廠商有的也有提供。欲採購EIP的客戶,可以先看自己企業文化是否需要,或者可以試用感覺一下,讓最直接的感覺來決定,相信對公司採購的決策最有幫助。

國內各家EIP試用請參考此頁面:http://www.eip.com.tw/2009/07/eip.html


各家EIP廠商都有基本模組與進階模組,除了基本的電子簽核、專案管理、行程管理、工作管理之外,就我們的經驗裡面,最受歡迎的選購模組應該就是「請假系統」了。


請假系統為什麼會最受歡迎呢?我們一直以為最受歡迎的應該是其它進階的工作管理指派、或是業務與客戶聯絡等功能。結果卻是「請假系統」。


那什麼又叫做最受歡迎呢?是最多人讚賞嗎?還是最多人愛用?應該都不是。


我自己想了一想,這個模組會最受歡迎也不奇怪,可以從下面幾個角色來解釋。

1、請假的員工:
我想員工應該最高興了,過去請假還要那紙本去見主管的臉,主管搞不好還要問東問西的,難過死了,能不見面就把假請好是最棒的了。

2、簽核的主管:
員工請假對主管來說,是很小的簽核,有時一大堆紙本的假單放在桌上,又怕弄不見,又怕沒簽卡在自己身上,若只要按一個按鈕就能解決,主管也樂於電子化。

3、處理的人事:
人事單位過去在紙本作業時,每個員工的時數都要自己手動去算,每天算好多次,員工把假卡拿走時,又怕假卡不見,連過去資料都消失,又怕算錯,又怕假卡一被拿出去就找不回來,紙張的各種不穩定狀況,對人事單位來說,實在很困擾。


也許有人會說,薪資、財會、訂單等都電子化了,怎麼會請假沒電子化呢?說來奇怪,還真的大部份公司這塊一直沒有e化。所以當他們能夠將這種例行性的工作e化後,各家公司都還不考慮的採購來給公司內使用了。


所以這個經驗告訴我們,若要e化成功的話,最好是公司本來就有這種文化,比較容易成功。舉例來說,公司本來就有紙本的假單,要轉成電子化就會變的很容易。


我們常遇到開了十多年的公司,這十多年來都沒有專案管理的習慣,等採購了專案管理系統,要成功導入,會比較困難,因為公司連紙本的專案管理習慣都沒有,要直接轉e化,等於是要改變所有員工的工作習慣,沒有的變成有,還要轉e化,如果沒有老闆在導入時的堅持,會變的困難很多。


若貴公司也準備要導入類似EIP的e化系統時,建議先從本來就有的文化與習慣著手,例如公司本來就有簽核、發公告、寫行程的習慣,會比較容易成功,都基本的都熟了之後,要再導入更進階的,或再額外花錢採購,也比較不會花錢。

所以…請假系統e化有什麼功能是需要注意的呢?我列幾個比較基本的供大家參考,希望對要導入的客戶有一點幫助。


基本功能:
01、能夠整合電子簽核,讓主管直接簽核。
02、簽核完成的時數能自動對各假別扣除。
03、過去請假狀況能隨時查詢。
04、可依各公司狀況自訂假別
05、支援大量匯出入功能,方便用Excel等軟體直接編輯後匯入,節省時間。
06、使用者可隨時檢視自己各假別時數。
07、可設定請假時跨週休二日或國定假日,系統會自行扣除。
08、可設定星期一至星期日的上下班時段。


加強功能:
01、主管簽核時能自動帶出假假人員已請假數。
02、每次管理者變更員工假數都有歷史記錄備存。
03、支援統計報表匯出。
04、能整合至首頁,顯示公司本日請假人數與時段。
05、可設定請假流程。
06、可選擇代理人,並由代理人先簽核。
07、可設定多班制,因應各地分公司不同的上班時間。
08、可設定多地區制,因應各國各地不同的國定假日扣除方式。


進階功能:
01、每隔一年可自行計算並累加新年度的各假別時數。
02、可設定請假時,所有簽核都轉由代理人幫忙簽核。
03、可設定輪班表,讓工廠單位員工每日不同的班別也能整合在系統內。
04、能整合加班申請單、加班補休單、出差單至系統內。
05、可整合刷卡資料,比對後呈現未刷卡時間是否有請假。
06、可整合刷卡資料,比對後呈現加班時間是否有正確刷卡。
07、刷卡資料能設定彈性上下班時間。

功能需求只是以個人經驗列出所有我個人看過的公告功能,倒不建議客戶在選擇時需要每個功能都要求廠商達到,畢竟,功能是用的到就好了,要求一大堆自己公司用不到的功能,只是為難廠商、為難自己、為難公司同事,因為愈多用不到的功能,只會讓畫面愈複雜,使用上不一定更方便。

這裡的列出只是當作一個提醒的check list,也許有些是貴公司真的需要的,但之前一直沒想到的,這樣就不會遺漏了。

若還有其它功能沒寫到的,歡迎大家提供(service@eip.com.tw),收到後,我們將不定期更新,謝謝大家。