雖然EIP常被稱為「協同辦公系統」或是「OA辦公室自動化」系統，其實，我個人感覺，EIP系統就是「管理系統」。它是一套給高階主管用來管理員工的工具。

主管透過EIP這個管理工具，他就能掌握到員工的出缺勤，每日行程，工作報告，甚至5年前、10年前的所有簽核記錄。

也因為它是管理系統，最辛苦的地方就在於：每一個主管的管理經驗都不一樣。舉例來說，有的主管覺得會議記錄應該每一個記錄都通知報告一次，但有的主管覺得，應該所有的會議記錄只要報告一次。再以請假為例子，有的主管覺得，應該是員工一請假，不管主管簽核了沒有，要先列在EIP系統裡面通知大家該員要請假了。可是又有另一派的主管覺得，員工一請假，不能立刻秀出來該員要請假，而是要列出該員該天沒請假，等到主管我簽核同意後，才能寫請假。

上述看起來像是很小的事情，可是在公司實際運作時，就是會引起喧然大波的管理問題。其實每個主管講的都對，因為主管是從各自不同的領域成長起來的，所受的教育、所受的管理經驗都不同，難以用一個二分法來決定誰對或誰不對。或者應該說，其實每個人都對，因為管理方式沒有分好壞。但，EIP系統是一個套裝化的系統，它必須將大部份主管的管理經驗取出一個最大公約數，儘量列出所有人都能接受的邏輯或法則，讓初次使用的人也能一使用就懂。但套裝系統不論如何努力，都難以滿足所有主管，就算是同一間公司的主管，管理想法也常常相左，這是EIP系統在做套裝時最要注意的地方。

也許有些人會建議，就是因為每間公司的管理文化不同，所以像EIP這種e化系統，一定要客製化，就是要完全的為自己公司量身訂做。相信這樣就能100%的符合了。可是，許多公司執行的結果卻完全不是如此，為什麼呢？因為總是要有人訂定規格，而訂規格的主管的想法，不一定等同於其它部門的主管，就算我們請最高階的總經理來決定規格，總經理也有可能因為績效或其它因素而離職，而接替的主管又是不同管理經驗，導致當初訂好的規格，又要全部重新調整一次。

再者，當要決定客製化開發EIP系統時，從開規格、主管確認、開始找人寫程式、來回驗証是否與公司想法相同、再測試、推行、上線，中間只要有一兩個主管有不同意見，很有可能就全盤重新開始，就算最後順利完成了，可能也是半年一年之後了。而這半年一年之後完成的系統，可能又會被其它主管質疑其管理架構不符合自己的想法而必須再度修改，最後通常是，花了幾百萬去找人撰寫客製化，但卻永遠沒有上線的一天。

我們在介紹系統給客戶時，有時會遇到就是那種一直要自己開發，客製化了好幾年，還是無法上線。可能再過了一到兩年，他們會再跟我們聯絡，再詢問他們，還再客製化或採用其它家EIP套裝系統上遊走，就這樣一直來回下去而無法決定。通常，在這方面無法立刻下管理決斷的公司，在其它經營管理上也常有這樣的狀況，時間拖的愈久，該公司就愈不賺錢，即使是大公司，也會在報章雜誌上看到經營不善、大幅縮減員工的報導。

即使在我們自己開發的公司，也能見到對同一個功能，兩個不同的主管，有不同的管理經驗，對功能的要求就完全不同，不論如何製作，都會被另一個主管罵到臭頭，真是非常難為。

前幾年在銷售或協助導入時，公司老闆都會派MIS或其它較基層的員工來幫忙決定，但因為立場的不同，基層員工看的角度本來就跟老闆不一樣，有可能決定的是看似功能強，但是管理邏輯與老闆完全不同，所以這樣導入成功的經驗就不大。這一兩年開始，常接觸到的都會是主管或老闆自己跳下來了解，儘管有中階主管反彈，或是基層員工不贊成的意見，但老闆覺得符合他的管理模式，他就決定採購導入，通常來說，這樣有老闆自己看過且主導EIP系統導入的，立刻能感受到效率與成功的客戶是很多的。

我會建議，相較於其它系統或是人事成本的比較下，一套EIP套裝系統的成本是不會太貴的，且又能立刻上線，立刻能感受到用e化、用電腦管理的魅力，且又能大幅提升公司運作效率。身為高階主管或管理者，若確定公司想要採購，在採購時，實在應該自己下來感受一下，倒底哪一套最能與自己的管理經驗契合，相信就是最適合公司的系統了。