有網友來信問，如何容易地、輕鬆而能成功的導入EIP。

嗯，以我們過去輔導上線的經驗中…EIP導入前提及成功的要素就是要有老闆的支持，以及強而有力的執行主管。

因為EIP的導入不同於財務、會計系統的e化，需要學會或改變工作習慣的可能只有2-3個會計人員。也不同於上班刷卡系統的e化，雖是全員都要改變，不過大部份的員工只是改變早上跟晚上在上下班時各花5秒鐘的改變而已，對於一般員工及導入的公司來說，變化不大，所以不難。

但EIP的導入不一樣，它是一種由上而下，從你上班的第一分鐘開始，一直到下班，每分鐘都影響著員工，因為EIP是在做辦公室活動的e化，可以說是所有辦公活動都會受影響，簡單的看公告、討論開會等…複雜的可能是專案建制、檔案分享或改變成電子化簽核，都在改變。

所以我們可以想見，要改變這麼多的地方，若不是老闆的支持，只要想到各部門的高階主管有幾個人反對，大概就夠導入者苦惱了。

以電子簽核為例，最高階的老闆或總經理不想在電子簽核上處理公事，那還有誰會將簽文放到電子化上去跑呢？因為沒人會簽嘛。所以大家都是看上面的臉色，上面的不買單，下面的人就跟著起閧不用，只要有幾個人嫌一下，「啊，何需改變，我們現在就很方便了」「你能保証永遠不會出問題嗎？」「系統能達到我100%的需求嗎？不行嘛！」，負責導入的同仁馬上陣亡，導入就會宣告失敗。

那麼，老闆、董事長等最高階的支持了，就一定成功了嗎？哪也不一定，這只是一個基本成功的要素之一而已。可以的話，建議要有一個執行力高且與其它高階主管溝通良好的負責主管來全權負責，當出現有主管抗拒時，就需由他出面化解，並做為管理階層與一般員工協調與指導的角色。

看過很多導入的案例，深深覺得，要提昇全體員工的工作效率與效能，難免一定要做些調整與改變，就像走路的人若想開車加快行進速度，一定要先學會駕駛，學會與上路中間這一段，就是調整的改變。但這些調整改變，我們仍是希望，可以愈少愈好，所以選擇系統時，最好選擇介面一致，操作友善，客服詢問方便與會熱心排解問題的EIP廠商，才不會讓自己的導入變成痛苦一場。

讓我簡單說明一下EIP的導入歷程：

01、老闆或高階主管支持。
02、請廠商到現場介紹，以了解產品介面成熟度。(或開放上網測試亦可)
03、決定採購人數與採購的EIP廠商。
04、準備網址、IP、機器等設備。
05、系統安裝完畢
06、準備匯入帳號資料。
07、使用者教育訓練(建議高階主管全程到場以示決心)
08、選擇先上線的模組，並開始導入。
09、確認後續與廠商的聯絡服務窗口。
10、開始上線，正式上線完成。

最後祝大家都能將EIP順利導入成功，確實透過EIP來提昇組織運作效率，加油。

一般來說，台灣最多的就是中小企業了，而中小企業的公司人手普遍不足，通都都是一個人當兩個人用，我們在推廣接觸時，常會遇到50個人的公司，可能連一個資訊人員都沒有，或者資訊人員雖會電腦網路維修，但卻較不擅長自行寫程式。

再大一點的公司來說，500人-1000人的公司，可能會編制資訊部，資訊人員可能有10個以上，但因為公司員工非常多了，每天要處理同事間的電腦問題或整體系統問題就夠忙了，若要導入EIP等類似的e化時系統時，我們遇到比較多的狀況都是直接採購相關系統，有問題時，只要一通電話過去，就會有廠商處理了。

可是也會有另一種狀況，就是老闆或高階主管想要導入EIP系統時會覺得，最好是完全由公司自行開發，或者是找一套能夠方便自己擴張或撰寫程式的系統，會比較有彈性。

這種概念其是是對的，不過我的感覺時，要在比較完全的狀況下才能達成理想的狀態，例如「主事的高階主管、負責寫程式的同仁都要在公司能待的長久」。這要怎麼說呢？早年我們有一間子公司也是導入像Lotus Notes這樣的強大系統，有自己的語言，能夠找公司的工程師自己擴充想要的功能，所以一間100人的子公司，可能就要編制2個專屬的Lotus Notes程式工程師待在公司，舉凡簡單的像「公告欄」「預約會議室」等系統，都自己開發，比較複雜一點的，可能像「專案管理」「簽核傳閱」也是自己開發。

乍看之下，這兩個人專屬公司開發，聽命於主管的規格撰寫，應該最能滿足與符合公司對e化產品的需求吧？不過實際上，就如同我前幾篇文章說的，並不是這樣子。因為制定規格的主管不代表所有主管對e化系統的想法，就算滿足了最高層的總經理，可能總經理2年就換一個人，所有規格又要重新訂定。若負責規格撰寫的資訊部主管離職，有時可能就會從整最系統從裡到外全部翻掉重寫，Lotus背景的主管可能不喜歡Windows Server的概念、Windows背景的主管，可能不要Linux平台的系統，所以每一個資訊主管上任，就是一次全部的重來。

而以一間100人的公司請2個專屬的Lotus Notes程式來撰寫的話，其實公司的風險還蠻大的。首先，2個員工每個月的薪水也等於是這個產品的成本，另外，若程式並非標準普及，而是該公司自行開發的程式語言的話，還要派人去上課學習，這也是另外一個費用。最後，就像我們子公司遇到的狀況，因這個程式較不普及，所以有較高的進入門檻，當後來2個同仁先後離職後，當初寫的程式，只要一出問題，就不知要找誰處理，勉強找到了外包給外面的公司來處理，一個月就是10萬元起跳。到最後，那個子公司就放棄了自行開發的系統了。

所以，若公司有預算的考量，上述的例子可以當作參考的方向之一，畢竟你不管是公司總經理、資訊部主管、公司撰寫程式的工程師，與其承擔自己制定的規格也不能保証能符合公司方向，且每次有上述角色一離職就要造成公司在e化系統上的費用增加，還不如找個套裝軟體，有問題直接找廠商會來的對公司有利。且套裝的EIP系統，若已經導入了200家、300家以上，相信其它家能導入成功，自己公司也能導入成功才是，而有個導入諮詢的廠商可以輔導，自己負責導入的壓力也可以輕一點。

我個人覺得，EIP目前還是比較晚出來的系統，所以各家廠商的規格還不統一，也許再過不久，就會像E-mail一樣、文書編輯軟體一樣，大致的規格都一樣，轉換廠商的機會成本也會降低，員工同仁學習也不用一再重新學習，那個時候應該就沒有這種困擾了吧？

註1：Lotus Notes只是實務的例子之一，並非專指該系統，其它系統亦有提供自行程式語言的功能。
註2：自行提供程式語言的系統並非不好，且通常都是比較大的系統才有辦法提供，不過因台灣中小企業較多，才舉此例子，企業主因自行判斷公司的條件來決定採購的方向。

前一陣子有一些比較高階的各公司主管在使用EIP時，若不小心遇到一個bug(系統的錯誤)，就會立刻怒氣衝衝，直接撥電話到我們公司開罵，不分理由的批哩啪啦的罵個20分鐘。有時我也會接到這樣的電話，想跟他確認是什麼問題，或怎麼發生的，聽也不聽的，又是10分鐘的開罵。等到我們仔細派人去查他所反應的bug之後，才會發覺，不一定是bug。

例如，我們系統有內建Instant Messenger(即時通訊)的服務，可即時看到誰在線上誰不在線上，當客戶的高階主管一發現駐外點辦公室有員工不在線上，就立刻打電話來對我們大聲的質問。當我們幫他們查了一下，發覺到該員工今日外出，或者忘記上線時，客戶只會淡淡的說，哦，知道了。

當然，也有不少時候是真的有bug的狀況，我們當然是很不希望這種情況讓客戶遇到，除了抱歉外，我們能做的就是以最快的速度去排解客戶遇到的問題。前幾天有一個不較擅長於軟體網路系統的高階主管跟我聊天，他認為一套好的產品，是不能有bug的。

理論上來說，我是同意該主管的論點的，不過實際執行面是有很大的困難的，先不說自家開發的程式是否有bug，光是關聯到其它的系統之多之複雜，每一個其它系統都是用程式寫出來的。幾十種不同的程式組合在一起運作，真的會遇到相互衝突而產生bug的可能性呀。

server(伺服器)端，就有作業系統、網頁伺服器、郵件伺服器、資料庫架構、程式語言…。
client(客戶電腦)端，就有作業系統的版本不同、上網方式不同、瀏覽器的不同、IE版本不同、語言別的不同…。

還不含硬體方面的架構問題，硬碟、記憶體、CPU、防火牆、網路環境等…

這當然不是為一套EIP系統有bug在做推拖之詞，而是我個人感覺，e化系統是結合網路的，它是很有連結性的、它是能結合享用很多資源的，也因為如此，它的成長是快速的，連結是方便的，而這一大堆的架構環境是有活力的，我個人覺得，另一種說法，就是比較不穩定的，也因為它的不穩定所以能快速變動，每過一個月，可能就有很多更方便更好用的程式或架構出來。但相反地，可能他不穩定而產生的bug就難以避免了。

e化或EIP廠商推出的系統，要以沒有bug為目標，且至少做到沒有嚴重bug及明顯bug為出貨基準，若客戶發現了bug，要能快速回應，立即修復為方向。

當身為客戶的您，在選購EIP系統時，建議選擇會定期修復bug，主動報告bug狀況，且當電話或郵件聯絡時，能快速得到回應的廠商為選購標準。不然，花大錢選了外國的系統，可能連服務電話都沒有，更不用說幫忙解bug了。而選擇過小的國內廠商，也要擔心他們沒能力做維護，或者1、2年後就關門了，最好選擇服務時間長久，肯幫客戶解決問題的為重點。

這是一個很長很遠的路，開發網路軟體產品，就要有這個認知，一旦售出，就是一個永續的經營。以我個人管理EIP產品的目標，若主管反應真的是bug，要立即修復。若不是bug，要檢討一下產品介面的友善度，是不是能再更直覺一點、更有回饋一點，不要讓使用者不知所措而不會操作，誤認為bug。

雖然EIP常被稱為「協同辦公系統」或是「OA辦公室自動化」系統，其實，我個人感覺，EIP系統就是「管理系統」。它是一套給高階主管用來管理員工的工具。

主管透過EIP這個管理工具，他就能掌握到員工的出缺勤，每日行程，工作報告，甚至5年前、10年前的所有簽核記錄。

也因為它是管理系統，最辛苦的地方就在於：每一個主管的管理經驗都不一樣。舉例來說，有的主管覺得會議記錄應該每一個記錄都通知報告一次，但有的主管覺得，應該所有的會議記錄只要報告一次。再以請假為例子，有的主管覺得，應該是員工一請假，不管主管簽核了沒有，要先列在EIP系統裡面通知大家該員要請假了。可是又有另一派的主管覺得，員工一請假，不能立刻秀出來該員要請假，而是要列出該員該天沒請假，等到主管我簽核同意後，才能寫請假。

上述看起來像是很小的事情，可是在公司實際運作時，就是會引起喧然大波的管理問題。其實每個主管講的都對，因為主管是從各自不同的領域成長起來的，所受的教育、所受的管理經驗都不同，難以用一個二分法來決定誰對或誰不對。或者應該說，其實每個人都對，因為管理方式沒有分好壞。但，EIP系統是一個套裝化的系統，它必須將大部份主管的管理經驗取出一個最大公約數，儘量列出所有人都能接受的邏輯或法則，讓初次使用的人也能一使用就懂。但套裝系統不論如何努力，都難以滿足所有主管，就算是同一間公司的主管，管理想法也常常相左，這是EIP系統在做套裝時最要注意的地方。

也許有些人會建議，就是因為每間公司的管理文化不同，所以像EIP這種e化系統，一定要客製化，就是要完全的為自己公司量身訂做。相信這樣就能100%的符合了。可是，許多公司執行的結果卻完全不是如此，為什麼呢？因為總是要有人訂定規格，而訂規格的主管的想法，不一定等同於其它部門的主管，就算我們請最高階的總經理來決定規格，總經理也有可能因為績效或其它因素而離職，而接替的主管又是不同管理經驗，導致當初訂好的規格，又要全部重新調整一次。

再者，當要決定客製化開發EIP系統時，從開規格、主管確認、開始找人寫程式、來回驗証是否與公司想法相同、再測試、推行、上線，中間只要有一兩個主管有不同意見，很有可能就全盤重新開始，就算最後順利完成了，可能也是半年一年之後了。而這半年一年之後完成的系統，可能又會被其它主管質疑其管理架構不符合自己的想法而必須再度修改，最後通常是，花了幾百萬去找人撰寫客製化，但卻永遠沒有上線的一天。

我們在介紹系統給客戶時，有時會遇到就是那種一直要自己開發，客製化了好幾年，還是無法上線。可能再過了一到兩年，他們會再跟我們聯絡，再詢問他們，還再客製化或採用其它家EIP套裝系統上遊走，就這樣一直來回下去而無法決定。通常，在這方面無法立刻下管理決斷的公司，在其它經營管理上也常有這樣的狀況，時間拖的愈久，該公司就愈不賺錢，即使是大公司，也會在報章雜誌上看到經營不善、大幅縮減員工的報導。

即使在我們自己開發的公司，也能見到對同一個功能，兩個不同的主管，有不同的管理經驗，對功能的要求就完全不同，不論如何製作，都會被另一個主管罵到臭頭，真是非常難為。

前幾年在銷售或協助導入時，公司老闆都會派MIS或其它較基層的員工來幫忙決定，但因為立場的不同，基層員工看的角度本來就跟老闆不一樣，有可能決定的是看似功能強，但是管理邏輯與老闆完全不同，所以這樣導入成功的經驗就不大。這一兩年開始，常接觸到的都會是主管或老闆自己跳下來了解，儘管有中階主管反彈，或是基層員工不贊成的意見，但老闆覺得符合他的管理模式，他就決定採購導入，通常來說，這樣有老闆自己看過且主導EIP系統導入的，立刻能感受到效率與成功的客戶是很多的。

我會建議，相較於其它系統或是人事成本的比較下，一套EIP套裝系統的成本是不會太貴的，且又能立刻上線，立刻能感受到用e化、用電腦管理的魅力，且又能大幅提升公司運作效率。身為高階主管或管理者，若確定公司想要採購，在採購時，實在應該自己下來感受一下，倒底哪一套最能與自己的管理經驗契合，相信就是最適合公司的系統了。

約從10年前左右，在開始設計EIP系統的時候，我很幸運的能有機會就待在一個上千人的公司做規劃，由於母公司本身會成立很多其它的子公司，每家子公司可能30-100人不等。這時每一家公司在不同的辦公室要如何能方便總部的控管就變成了一個問題了。

所以這也是母公司e化的誘因之一，透過e化的分享，就可以讓總部的主管們，很容易的掌握各分處於不同點工廠、子公司、分公司的資料，管理的政策也能順利的發佈下去。

雖然這是讓公司提升效率的方式，但推動的時候，實際上這個過程是非常辛苦的，最困難的不是寫產品程式，而是在於高階主管的想法，許多主管的想法都僵化了。有的主管會質疑為什麼一般員工也能任意的透過email來跟他聯繫，他會認為從公司倫理上，基層員工應該是沒有權限跟高階主管直接對話才是，更不要論什麼組織扁平化了。

也有些高階主管會覺我是最高階的主管，為什麼email的to欄位，我卻不是排在第一個而大發雷霆，還有為什麼像MSN上面的軟體，永遠都少了一個自己呢？這麼嚴重的bug，為什麼yahoo、MSN或其它即時通軟體都沒發現呢？

10年過去了，新一代的年輕人會覺得網路、e化就像空氣一樣，無所不在，也許看到上面的過程會覺得有點不可思議，不過，這個狀況只是改善了，並還沒有消失。許多傳統產業的高階主管們，在我們這兩年的導入過程中，仍是不時的會提出類似的理論，導致e化過程受到的阻礙。

即使到現在，已經接受e化10年的高階主管們，在面對不熟悉的e化產品時，仍會提出自己的官大學問大理論來責難下面的我們。個人覺得，這是一條必經的路，畢竟高階主管沒有我們這樣的環境，只能期求在罵過後他們能早日接受而上手。若您本身就是高階主管，希望您不要成為e化的絆腳石，把自己放空，試著去接受新的概念，順便拉拉其它的高階主管，不要讓自己的存在成為公司提升效率的瓶頸呀。

很多人初聽到企業e 化，就會以為把產品放到網路上販賣就是企業e 化。其實，這並不完全正確。 e 化是讓企業工作的方式更有效率更快速，讓企業資源能相互分享，使企業的營運成本能夠降低，最後能達到協同作業的需求。

從有電腦開始，我們的工作方式就不斷的在改變，而這個不斷的改變，就是e 化的一種。例如從原來紙張的撰寫，轉變為用文書處理軟體來編輯。或過去在企業交易時，許多需要書面資料都是以傳真做為溝通的方式，現在也慢慢地轉變為以電子郵件為主。所以，企業e 化是一個不斷在進行的過程，從來沒有停過。

現在一般企業的工作方式是當要傳送或分享一份文件時，我們會先用類似微軟的Word 等軟體來編輯，再列印出來或用電子郵件分享給其它人。若是要傳送或分享的是一份圖檔時，我們就會用數位相機或是掃瞄器來將影像做輸入電腦的動作，最後也是用列印或電子郵件分享的方式給它人。

但公司資訊的分享呢？例如專案的進度與管理？公司每個成員的行程？待交辦事項進度？重要文件如何備份與分享？只要是還沒「企業e 化」前，就會看到仍是人手一本小記事本，各寫各的，就算用到了PDA 或Palm，也是各人管各人的，資訊無法流通，當然無法協同作業，造成了許多工作上作業時間的浪費與執行了許多錯誤的決策。

身為主管又該怎麼管理這些無形的資訊呢？看不到，碰不著，無法確實掌握住公司的這些資訊，在管理上、下決策及日常判斷時將不能做最正確的決定。再加上員工流動如此快速，如何留住員工腦袋而不是留住員工？又身處於多工化的競爭時代，辦事處與分公司不斷地成立，主管您又該如何同時管理多個辦公室與兩岸三地的各地員工呢？解決的方式很容易，唯有立即將您的企業e 化！！

如果專案管理的工作分派，不再只是紙上作業，而是真的能隨時分派出去，即時匯總，即時通知。

如果公司所有重要的文件與資料，不再只是分散在幾台電腦內，而是能在系統安全性與保密性的管理下不是更安全？

如果專案管理的甘特圖能隨著每一個成員回報的狀況而即時更新，而不是單純只印一張沒用的表格出來，不是更有效率？

如果全公司成員的工作時程都能夠公開且隨時給所需要的人查詢，那該有多方便？

如果每個員工的工作內容也能夠隨時在網路上更新，由系統自動匯整出每日的工作日誌，那該多好？

運用網路科技帶來的方便將目前企業的例行性工作加以改善，使企業更有效率，更有競爭力，就是企業 e 化 。