各家的EIP系統所擁有的功能不完全相同，各家廠商會開發各自覺得適合的功能模組做銷售，而在經過這幾年廠商互相競爭的洗禮後，每家廠商所販售的模組相似度是愈來愈高，而在這其中相似的模組中，「公告欄」絕對是各家都有的基本模組。

今天我們就先來討論EIP中最簡單的模組-公告欄。

公告欄若不e化，也很容易使用，只要寫好一張公告的紙，張貼在大家看得到的地方即可。不過紙張的公告有幾個缺點：

1、中大型企業若用紙張公告，可能要一次張貼個幾十張，也不知道是否有遺漏，效率不彰。
2、紙張公告，不容易查詢之前發佈過的內容。
3、若想針對部份員工發佈，無法達成。
4、員工時常在外跑業務，紙張公告不夠即時。
5、員工亦可任意張貼的各式公告，無法管制。
6、無法確認每個員工是否閱讀過、員工也不知道是否還有沒看的公告。

慢慢的網路發達之後，有的公司就開始直接用email傳遞，其實email也是夠用，但缺點就是，任何人都能發email，即使是人事單位的同仁發佈，也無法確認他此時的mail是代表公司還是自己。
所以給人感覺最簡單的公告，就理所當然變成e化的第一個功能囉！不過事實上，愈大的公司，要能管好電子化公告的發佈卻是不容易，就我所知，像上千人的公家機關，也許表單e化了，傳遞也改用email了，但因為幅員太大，公告有時還是一直停留在紙本階段。(所以這幾年看到政府學校單位對公告e化的需求特別大，導入也最快，效果也最好)

但對不想e化或不需e化的公司來說，就40個員工，老闆站起來喊一下，宣佈一下就ok了，哪還需要張貼紙張公告？更不用e化了啦。

這個說法也沒錯，但我們今天是針對有意願e化，想要導入EIP產品的客戶來討論，所以…e化公告有什麼功能是需要注意的呢？我列幾個比較基本的供大家參考，希望對要導入的客戶有一點幫助。

基本功能：
01、可設定哪些帳號可發公告。
02、可設定發送者是否需要經過審核。
03、可設定自動上檔下檔。
04、發送公告支援HTML等文件編輯模式。(文字可大可小)
05、提供簡單尋找功能，方便找過期公告。
06、發送公告可附加多個附加檔案。
07、發送公告時，能選擇特定人員做發送。

加強功能：
01、發送公告時能自動發送mail通知相關成員。
02、提供閱讀狀況，使用者是否有讀取過都能夠列出。
03、能以部門或群組方式發送公告，讓新進員工未來也能自動檢視過去公告。
04、支援兼職功能，發文者可時兼多個部門或角色時，能自行選擇發佈的單位。
05、支援類別功能，讓發送的公告能有歸類。

進階功能：
01、公告的類別能自行設定，且一個公告能歸類多個群組，還能排定呈現的類別順序。
02、公告的審核流程能以不同群組、或不同發文者的角色層級做不同的審核狀況。
03、能整合外部公告，一啟用後能自動列在公司的www網站上發佈。
04、能夠以簡訊、push推播或多媒體方式通知閱讀者。
05、能以上網方式在智慧型手機上直接觀看公告。

功能需求只是以個人經驗列出所有我個人看過的公告功能，倒不建議客戶在選擇時需要每個功能都要求廠商達到，畢竟，功能是用的到就好了，要求一大堆自己公司用不到的功能，只是為難廠商、為難自己、為難公司同事，因為愈多用不到的功能，只會讓畫面愈複雜，使用上不一定更方便。

這裡的列出只是當作一個提醒的check list，也許有些是貴公司真的需要的，但之前一直沒想到的，這樣就不會遺漏了。

若還有其它功能沒寫到的，歡迎大家提供(service@eip.com.tw)，收到後，我們將不定期更新，謝謝大家。